La biblioteca di S. Giustina gestisce la propria corrispondenza mediante
un protocollo, cioè un registro nel quale vengono annotate tutte
le informazioni relative ai documenti in arrivo e in partenza. Scopo del
progetto è quello di passare da questa gestione tradizionale a una gestione
informatizzata, basata su una applicazione di Basi di Dati.
La biblioteca mantiene il protocollo per legge, quindi alcune informazioni
devono necessariamente essere gestite per ragioni legali; per lo stesso
motivo, inoltre, è necessario che l'applicazione di Basi di Dati sia in
grado di produrre un output su carta con la stessa struttura del protocollo
attuale.
Il protocollo si compone di due sezioni principali, chiamate carico
e scarico. I documenti che arrivano alla biblioteca vengono registrati
nella sezione carico: più precisamente, vengono registrati la data di arrivo,
l'ufficio o la persona che hanno scritto, la data e il numero di documento riportati
sullo stesso, l'oggetto del documento. Talvolta, nel campo riservato alla
data e al numero viene memorizzato anche il tipo del documento (lettera,
fax, ecc.). Ad ogni documento viene assegnato un numero progressivo di protocollo;
la numerazione riparte da zero all'inizio di ogni anno, quindi esistono
documenti di anni diversi con lo stesso numero di protocollo. L'ultima
informazione che viene registrata nella sezione carico è il riparto
al quale il documento è assegnato. I riparti corrispondono alle varie sezioni
dell'amministrazione e sono stabiliti per legge dal Ministero dei Beni Culturali
ed Ambientali (dal quale la biblioteca dipende); ad ogni riparto corrispondono
fisicamente uno o più contenitori nei quali i documenti vengono archiviati.
Contenitori relativi allo stesso riparto possono trovarsi in posti diversi
all'interno della biblioteca.
I documenti inviati dalla biblioteca vengono registrati nella sezione scarico.
Le informazioni che vengono registrate sono la data di invio e l'ufficio o
persona a cui si scrive; è inoltre disponibile un campo "annotazioni" nel quale
viene spesso indicato il riparto nel quale la biblioteca conserva copia della lettera.
Se la lettera viene inviata in risposta a un documento ricevuto in precedenza,
allora alla lettera viene assegnato lo stesso numero di protocollo del documento
ricevuto; se le risposte sono più di una, allora quelle successive alla prima
hanno un proprio numero di protocollo.
Queste sono le informazioni attualmente registrate nel protocollo cartaceo e
che è necessario mantenere per legge; nello sviluppare una applicazione
informatica, è però interesse della biblioteca cominciare a gestire alcune
informazioni aggiuntive. Prima di essere archiviati, i documenti che giungono
alla biblioteca possono essere assegnati ad un ufficio o ad una persona per
ragioni amministrative o per consultazione: ha quindi interesse memorizzare
il nome dell'ufficio o persona che detiene il documento in modo da poterlo
reperire in caso di bisogno. Sarebbe inoltre comodo registrare un certo numero
di informazioni (indirizzo, telefono, fax, ecc.) relative all'ufficio o persona
che hanno inviato un documento, in modo da poter rispondere celermente e senza
commettere errori.
Oltre all'inserimento dei dati (circa 1000 documenti l'anno), le operazioni
che verranno eseguite più frequentemente con l'applicazione sono:
la ricerca per oggetto, cioè la ricerca di tutti i documenti relativi
ad un determinato argomento. Dato che il contenuto del campo oggetto del
protocollo non ha una struttura ben stabilita, questa ricerca si gioverebbe
molto di tecniche di information retrieval;
la ricerca per data, cioè la ricerca di tutti i documenti arrivati in
un certo intervallo di tempo (in un anno, in un mese, posteriori o successivi
a una certa data, ecc.);
la ricerca per ufficio, cioè la ricerca di tutti i documenti inviati
da un certo ufficio o persona;
la ricerca per riparto, cioè la ricerca dei documenti appartenenti
ad un determinato settore dell'amministrazione;
la ricerca di tutti i documenti affidati ad una certa persona o ufficio
della biblioteca.
È naturalmente probabile che queste ricerche vengano combinate. È inoltre
interesse della biblioteca tenere traccia degli accessi degli utenti che
effettuano interrogazioni e ricerche sulla base di dati, in modo da ricostruire
con precisione la "storia" di ogni singolo documento.
Hanno accesso al protocollo il direttore della biblioteca e un numero limitato
di impiegati; i dati verranno conservati in un personal computer non collegato
in rete e situato fisicamente nell'ufficio del direttore: di conseguenza, vista
anche la natura dei dati, sicurezza e multiutenza non sono requisiti fondamentali
del progetto.
Sul personal computer in cui dovranno essere memorizzati i dati sono installati
il sistema operativo Windows NT e il DBMS Microsoft Access '97: è però intenzione
del team non usare Access, come spiegato nella documentazione relativa
alla progettazione fisica.